מקום לאירוע עסקי

מקום לאירוע עסקי

אירוע עסקי מוצלח מתחיל בבחירת המקום המתאים לקיים אותו. האירוע יכול להיות מצומצם או רב משתתפים, ארוך או קצר, ובכל מקרה המקום שבו הוא יתקיים ישאיר רושם רב על המשתתפים, ולכן הוא חייב לשרת את הצרכים של האירוע. מבחינת הגדרת הצרכים, זוהי המשימה שלך, כאשר ייתכן שבעקבות בחינת המקום ושאלות שתישאל על ידי בעליו, יעלו אצלך צרכים נוספים שלהם תרצה לתת מענה.

אירועים עסקיים

ישנם אירועים עסקיים ממגוון סוגים ולכל אירוע מטרה שונה. האירועים יכולים להיות אירועי מכירות, ערבי הוקרת תודה לעובדים, השקות מוצר או שירות, אירועי גיוס כספים, כנסים מקצועיים ואירועים חגיגיים נוספים. ישנו מגוון רחב של חברות ועסקים גדולים וקטנים אשר מקיימים אירועים, והמשותף לכולם הוא הצורך להוציא לפועל אירוע מרשים ורציני ולהשאיר את הרושם הנכון על המשתתפים.

הפקת אירועים עסקיים דורשת חשיבה על כל הפרטים: כמה אנשים יגיעו, איזו פעילות תתקיים במהלך האירוע, איזה כיבוד יוגש, האם השכרת המשרד היא לפי שעה וכן הלאה. אלו יכולים להיות הפרטים הגדולים, אך גם הקטנים ביותר חשובים לא פחות, כמו ההחלטה כיצד תתקיים קבלת הפנים של האירוע, מי ידאג להכוונה בחניה ועוד.

מקום לאירוע עסקי

בחירת המקום לאירוע

כאמור, ישנם שיקולים רבים שחשוב לקחת בחשבון ולהוציא לפועל כדי ליצור אירוע עסקי. אחת ההחלטות שיש לקבל היא בחירה של המקום. פעמים רבות אולמות וגני אירועים יוכלו להתאים לאירוע, כיוון שהם כבר בנויים בצורה שמתאימה לקבל קהל, יש בהם במה מרכזית והצוות יודע לעבוד מול אנשים רבים ולהתמודד עם דינמיות של אורחים. כמארגן האירוע, עליך לוודא כי במקום מתקיימים התנאים הבאים:

· התאמה לכמות המוזמנים – ראשית, עליך לבחור מקום לאירוע עסקי שיכול להכיל את מספר המוזמנים הצפוי להגיע אליו. במקרה שבו האירוע שלך צפוי להיות רב משתתפים, חשוב שאלו לא יחושו צפיפות. לעומת זאת, במקרה שבו צפויים להגיע מעט אנשים (יחסית), חשוב שהמקום לא יהיה גדול מדי כדי שלא ייצור את הרושם שלא הגיעו אנשים לאירוע, גם אם כולם התייצבו כמתוכנן.

· שימוש במערכות תאורה והגברה – המקום שבו יתקיים האירוע צריך להעמיד לרשותך מערכת תאורה והגברה על פי הצורך. אם במהלך האירוע ישנה הרצאה או הופעה, חשוב שתהיה במה מתאימה ומוארת, ואם תרצה להקרין סרטים ומצגות, יש צורך במקרן. כל אלו צריכים לעמוד לרשותך על פי בקשתך.

· צוות מקצועי – המקום צריך להגיע עם שירות מתאים הניתן על ידי צוות מקצועי שיוכל לסייע לך לאורך הדרך, מסידור המקום על מנת שיתאים לדרישותיך ועד להפעלת מערכת ההגברה, לרבות כיוון נכון שלה כך שכל המשתתפים יוכלו לשמוע היטב את הנאמר.

· נוחות הגעה – מקום לאירוע עסקי צריך להיות מקום שנוח להגיע אליו. לשם כך ייתכן שתרצה שתהיה תחבורה ציבורית קרובה וכן אפשרות לחנות במקום קרוב מספיק (בתשלום או שלא בתשלום). אם צפויים להגיע משתתפים רבים, ייתכן שתזדקק לשירותי הכוונה לרכבים.

לבחון את המקום ואת ההתנהלות מקרוב

מקום לאירוע עסקי צריך לסייע לך להבין את הצרכים שלך ולהעמיד לרשותך את כל האבזור הנדרש לקיום האירוע שלך - אם מדובר באולם כנסים בתל אביב או במקום אחר במרכז. יכול להיות שיהיו דברים שתצטרך ואלו יהיו בעלות נוספת, כמו כיבוד שמחירו יכול להשתנות בהתאם לבקשותיך, אך חשוב שתדע מה עומד לרשותך ובאיזה מחיר.

הדרך הטובה ביותר להוציא את האירוע אל הפועל היא לקבוע פגישה עם צוות המקום ולסייר בו, לשמוע על האפשרויות השונות העומדות לרשותך, להתרשם מהסיור ולקבל הצעת מחיר לפי הבקשות שהעלית. בלי להגיע אל המקום ובלי לתאר את כל הצרכים של האירוע יהיה לך קשה לדעת אם המקום מתאים לך או לא.

אתה לא לבד

גם אם אתה מארגן לבד את האירוע, אחראי על בחירת המקום, על קביעת התוכן ועל הזמנת האורחים, אתה צריך לדעת שהמקום עצמו יעמוד לרשותך בדרך הטובה והמקצועית ביותר. אתה יכול לשאול כל שאלה שנראית לך רלוונטית ולבקש כל בקשה, וזאת כדי לוודא שהאירוע שלך יהיה מוצלח כפי שאתה חולם שיהיה.

מחפשים חדרי ישיבות להשכרה בתל אביב? צרו איתנו קשר.