נגישות
אולם כנסים בתל אביב

אולם כנסים בתל אביב

הפקת כנס דורשת ממך הכנות רבות ומחשבה על שלל פרטים. לאחר שקיבלת את ההחלטה לקיים את הכנס ולאחר שהחלטת באיזה נושא הוא יעסוק, זה הזמן שלך לחפש אחר מקום לאירוע עסקי. האולם המתאים חייב להכיל את כמות האנשים הצפויים להגיע לכנס, לתת לך את השירות הנדרש ולהיות במקום מרכזי דיו, כך שאפשר יהיה להגיע אליו גם בתחבורה הציבורית.

הסיבות לקיים כנסים דווקא בתל אביב

· מיקום מרכזי – תל אביב היא עיר גדולה ומרכזית, יש בה ארבע תחנות רכבת ואפשר להגיע אליה מכל מקום בארץ. שלא כמו ערים רבות, שיכולות להיראות מרוחקות, תל אביב נגישה לכולם ומעלה את הסיכוי שהמוזמנים לכנס אכן יגיעו וישתתפו בו.

· תחבורה ציבורית – כפי שנכתב, אל תל אביב ניתן להגיע ברכבת וממנה לנסוע אל אולם הכנסים באוטובוס או במונית. התחבורה הציבורית הופכת את הכנס לנגיש, גם עבור אנשים אשר אינם מחזיקים ברכב או שאינם מעוניינים לנסוע זמן ממושך ברכבם.

· אווירה – לעיר תל אביב יש אווירה ייחודית. היא מלאת חיים – לא בכדי היא מכונה "עיר ללא הפסקה". המעוניינים להגיע מוקדם אל הכנס (במקרה שבו הוא מתקיים אחר הצהריים) יוכלו לאכול בשלל מסעדות וליהנות מטיול ברחבי העיר. למעוניינים להישאר בעיר לאחר הכנס יהיו שפע של פעילויות ואטרקציות מסביב.

הדרישות שלך מאולם הכנסים

קיום כנס מוצלח אינו דבר של מה בכך, והדרישה ממך תהיה לחשוב על כל הפרטים, מגדול ועד קטן. אולם הכנסים יוכל לסייע לך ליצור את הכנס על פי דרישותיך. כמובן, עלייך להבין מה אתה רוצה שהמקום יעמיד לרשותך ומה חשוב לך ביותר.

למשל, אם ברצונך לקיים במקביל יותר מפעילות אחת, תצטרך לבחור באולם כנסים או חדר ישיבות שיש בו מספר חדרים. אם חשוב לך להציע כיבוד, על האולם לאשר זאת ולהציע לך כיבוד הולם או לאפשר לך להכניס לתחומו חברת קייטרינג מטעמך. לעומת זאת, אם תרצה שהמשתתפים יוכלו לרכוש בעצמם כיבוד, תצטרך לבחור מקום המציע עגלות מזון וקפה עם מערך קופאים.

בכל הנוגע לציוד, ברוב המקומות יהיו אולמות מסודרים, מקרן ומערכת הגברה, אך אתה חייב לוודא אם אלו עומדים לרשותך כחלק בלתי נפרד מקיום הכנס במקום או אם עליך להוסיף תשלום על כל פריט ומהי העלות של כל תוספת כזו.

שיחה מקדימה תוכל לסייע לך

אם אתה עומד לפני קיום הכנס הראשון שלך, חשוב ביותר שתבצע שיחה מקדימה עם צוות המקום, תשתף אותו במטרות שלך ותשאל שאלות. המטרה של צוות האולם צריכה להיות העמדת המקום בצורה הטובה ביותר לרשותך, אך לצורך כך הוא יצטרך לדעת במה עוסק הכנס, כמה אנשים צפויים להגיע וכל פרט אחר שנראה לך חשוב. לאחר הבנה כללית של הנושא, המקום יוכל לתת לך המלצות ולהסביר מה הוא יוכל להעמיד לרשותך.

גם אם אין זה הכנס הראשון שאתה עומד להפיק, עדיין תרצה שאולם הכנסים יעמיד לרשותך ציוד ואביזרים, ולא בטוח שהרשימה שהכנת מראש תכיל את כל מה שתצטרך בפועל. לשם כך, המקום צריך לדאוג לך, לתת לך שירות ומראש להציע לך הצעת מחיר ותכנית עבודה שרלוונטיות לבקשותיך.

הכנס צריך לשרת אותך

המטרה של הכנס צריכה להיות שירות הצרכים שלך. אתה תגדיר מראש את המטרות של הכנס והמשרד שאתה משכיר לפי שעה יעניק לך את המענה לדרישות השונות. הכנס יכול להיות הרצאה יחידה, הוא יכול להימשך על פני חצי יום, יום שלם ואף יותר מכך. הוא יכול להיות מורכב ממאות או מעשרות משתתפים, כשכך או אחרת עליך למצוא את המקום המושלם ועליו לענות על הדרישות הבאות:

· גודל המתאים לך – אולם הכנסים אינו יכול להיות קטן, אך גם אולם גדול מדי למספר המשתתפים לא ישרת אותך בצורה האידאלית, כיוון שהוא ייראה ריק גם אם כל המוזמנים יגיעו לכנס.

· אביזרים – עליך לוודא כי במקום ישנה הגברה מתאימה, מקרן וכל ציוד שנראה לך חשוב. אם כל אלו מוצעים בתשלום נוסף, עליך לדעת זאת מראש ולהיערך כלכלית בהתאם.

· חניה תחבורה ציבורית – עליך לבדוק כי ישנה חניה בקרבת מקום ושהתחבורה הציבורית מגיעה אליו.